Die Zukunft ist digital„Prüfen der IT, das Prüfen mit IT Unterstützung und die IT Sicherheit werden immer wichtiger. Stetig wachsende Datenmengen erfordern neue Prüfmethoden sowie Analyse und Prüftools für die Prüfung. Dies wiederum bedingt eine Vernetzung und Weiterbildung der Prüfenden in hochkompetenten Prüfteams.“
Tim Fritsch, IT Prüfer, CISA (Zertifizierter IT-System-Auditor), Zertifizierter Rechnungsprüfer und Vorsitzender des IDR AK DITS (Arbeitskreis Digitalisierung und IT Sicherheit)
Wie wir uns neu aufstellenÜber das Revisionsamt von Morgen
Eine gute Zusammenarbeit der Fach- und IT-Prüfer in Prüfteams ist die Grundlage jeder guten Prüfung. Alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung benötigten in der heutigen Arbeitswelt ein „Digitales Mindset“. Die Prüfer:innen im Revisionsamt benötigen zusätzlich auch ein gutes „Digitales Skillset“, um Prüfungen in den unterschiedlichsten städtischen Bereichen durchführen zu können. Hierbei stehen moderne Prüfungsansätze im Fokus, welche die System- und Funktionsprüfung zu einer zeitgemäßen Prozessprüfung machen. Das Ziel dieser Prüfung besteht darin, die Lücken innerhalb der organisatorisch gesicherten Funktionsfähigkeit der Buchführungssysteme und deren Vorsysteme aufzuzeigen. Die korrekte Verarbeitung eines einzelnen Geschäftsvorfalles ist der Gegenstand der Prüfung.
Für die Umsetzung aktueller digitaler Themen und Abläufe steht das Revisionsamt allen städtischen Bereichen auch jederzeit beratend zur Seite. Im Fokus stehen hierbei die Zweckmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Ordnungsmäßigkeit der Aktivitäten zum Wohle der Bürger.
Die Zukunft hält weitere spannende Themen für die Stadtverwaltung, die Bürger:innen und somit auch für die IT Prüferinnen und Prüfer bereit. Mit der aktuellen Umsetzung des OZG (Onlinezugangsgesetz), der stadtweiten Einführung einer einheitlichen eAkte sowie der Planungen zum Einsatz der Softwarelösung SAP4HANA sind aktuell bereits drei spannende und umfangreiche Themen in der Prüfung.
Prüfen der IT und mit IT werden immer wichtiger, denn die steigenden Datenmengen sind ohne Einbindung von IT bei der Prüfung nicht zu bewältigen. Mit den Themen wie Continuous Auditing (mehr Transparenz durch regelmäßige Prüfungen), KI (Künstlicher Intelligenz), Blockchain (dezentralisierte und manipulationssichere Datenbank), Kryptowährungen oder bspw. dem METAversum (universale digitale Identität) – um nur einige Stichworte zu nennen – kommen in den nächsten Jahren weitere spannende Herausforderungen auf das Revisionsamt und sein Referat 14.13 (Informations- und Kommunikationstechnik, System-, Programm- und Verfahrensprüfungen, Systemadministration) zu.
„Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit“
Das Revisionsamt ist für die Zukunft gut gerüstet. Schon seit 2006 setzt es mainis Prüfplan für die Prüfplanung und Dokumentation der wesentlichen Arbeitsergebnisse ein. Datenanalysen mit Excel und einem Analysetool sowie die Modellierung von eigenen und zu prüfenden Prozessen gehören seit vielen Jahren zum Standard. Die Einführung der E-Akte ist vorbereitet, wobei ergänzend prüfungsbezogene Tools zum Einsatz kommen werden.
„Medienbruchfreie Prüfung und Kommunikation“ ist das übergeordnete Ziel der amtsinternen Digitalisierungsstrategie. Bereits heute erfolgt die Bereitstellung der zu prüfenden Unterlagen digital über Austauschplattformen oder mithilfe von Zugriffen auf die Buchführungs- und Fachverfahren. Der Versand der Stellungnahmen an den Magistrat, die Berichte der Revision und der Innenprüfung erfolgen ausschließlich digital. Erstmals wurde auch der Schlussbericht 2019 nur in digitaler Form bereitgestellt und ist auf https://frankfurt.de/service-und-rathaus/verwaltung/aemter-und-institutionen/revisionsamt abrufbar.
Wir freuen uns auf die Zukunft und begleiten mit unserem Engagement und Know-how die digitale Transformation der Verwaltung der Stadt Frankfurt am Main.
Quo vadis öffentliche Finanzkontrolle?
An dieser Stelle wollen wir einen Ausblick in Zukunft der öffentlichen Finanzkontrolle und des Revisionsamts der Stadt Frankfurt am Main wagen.
Wie wird und muss sich die öffentliche Finanzkontrolle weiterentwickeln, um das Ziel einer Wirksamen Finanzkontrolle zu erreichen? Wer sind die Beteiligte, wie arbeiten und sollen sie zusammenarbeiten, wie ist der Stand in Hessen und Bundesweit? Wo liegen die neuen Herausforderungen der öffentlichen Finanzkontrolle? Wie wird sich Prüfung entwickeln?
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Prüfeinrichtungen auf allen Ebenen arbeiten zusammen
Mit der Prüfung öffentlicher Haushalte und Jahresabschlüsse sind die Rechnungshöfe der Europäischen Union, des Bundes und der Länder sowie die örtliche Rechnungsprüfung betraut. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften prüfen in deren Auftrag und Kraft gesetzlicher Grundlagen die Beteiligungen der öffentlichen Hand.
Die gesetzlichen Grundlagen und die organisatorische Einbindung der Prüfeinrichtungen sind unterschiedlich, sie eint aber das Ziel einer wirksamen Finanzkontrolle
Prüfungsmaßstäbe sind Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Rechtmäßigkeit. Risiko und Chancen orientierte Prüfungsansätze und die angewandten Prüfungsmethoden sind identisch in unterschiedlichen Ausprägungen.
Bei vielen Beteiligten hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass es sinnvoll und zielführend ist, die öffentliche Finanzkontrolle gemeinsam weiterzuentwickeln. Im Institut der Rechnungsprüferinnen und Rechnungsprüfer (IDR – www.idrd.de) in einem Berufsverband die an der Weiterentwicklung und dem Erfahrungsaustausch interessierten Prüfenden zusammengeschlossen. Mitglieder sind Kommunen sowie Einzelpersonen, die in Rechnungshöfen, als kommunale Prüfer:innen oder als Wirtschaftsprüfer:innen im kommunalen Umfeld tätig sind. Dies gilt es weiter auszubauen und alle Berufsgruppen zu vernetzen und mitzunehmen.
„Stärkere Verzahnung der Örtlichen und Überörtlichen Prüfung“
Gerade in Hessen hat sich ein vertrauensvoller Austausch zwischen den Leitungen der hessischen Prüfungsämter und der beim Landesrechnungshof angesiedelten Überörtlichen Prüfung entwickelt. Prüfideen und Prüfungsfeststellungen werden miteinander ausgetauscht. Der hessische Gesetzgeber hat diese gute etablierte Zusammenarbeit inzwischen in § 131 der Hessischen Gemeindeordnung aufgenommen.
Neue Herausforderungen für die öffentliche Finanzkontrolle
Kommunen und ihre Verwaltungen müssen sich an die Digitale Welt und den Klimawandel anpassen und sich neu erfinden. Der Begriff der „Daseinsvorsorge“ muss neu definiert und erweitert werden. Neben der Versorgung mit Wohnraum, Strom, Gas, Wasser und Personennahverkehr treten die Versorgung mit schnellem Internet, Fragen der Mobilität und der Schutz vor den Folgen des Klimawandels.
Viele Kommunen tun sich immer noch mit dem Umstieg von der Input- zur Output orientierten Steuerung und müssen nun den Schritt zur Outcom orientierten, also an den Wirkungen von Entscheidungen orientierte Steuerung der Haushalte und Aufgaben orientieren. Begriffe wie Generationengerechtigkeit und Nachhaltigkeit gilt es mit Leben zu erfüllen und in die kommunale Praxis umzusetzen. Diese Herausforderung werden begleitet vom Demografischen Wandel, der sich durchsetzende Work-Live-Balance und neuer agiler und ortungebundener Arbeitsformen.
Was hat die Öffentliche Finanzkontrolle damit zu tun? Sie muss die Chancen und Risiken erkennen und den Transformationsprozess prüfend begleiten
Neue Herausforderungen für die Prüfungseinrichtungen und die Prüfenden
Die Digitalisierung, Demografischer Wandel und Klimawandel treffen auch die Prüfung selbst. Auch die Prüfung wird digitaler. Prüfungsdokumentation und Berichte werden digital erstellt, die Kommunikation mit den geprüften Stellen erfolgt digital, Ziel ist eine Medienbruchfreier Prüfprozess und die medienbruchfreie Kommunikation mit den geprüften Stellen. Analysesoftware und Prüfsoftware kommen zum Einsatz, Prüfroutinen werden automatisiert und dies wird sich hin zum Einsatz von KI entwickeln.
Kurzgefasst kann man die Entwicklung der Prüfung wie folgt beschreiben:
„Vom Häckchenmacher zum Datenanalysten“.
Zusammenfassung
Ich freue mich, den eingeschlagenen Weg fortzusetzen, die Netzwerke zu stärken und das Revisionsamt der Stadt Frankfurt am Main auf die Herausforderungen vorzubereiten, um es für Zukunft gut aufgestellt an die Nachfolgenden übergeben zu können.
